Handwerkersoftware auswählen: Die Checkliste für deinen Betrieb

Die meisten Betriebe wechseln ihre Software nicht, weil die alte schlecht ist. Sie wechseln, weil das Büro am Abend nicht mehr hinterherkommt. Dann wird schnell gekauft, was in der Vorführung gut aussah. Ein Jahr später nutzt die halbe Mannschaft wieder WhatsApp und Zettel.

Diese Checkliste hilft dir, Angebote sauber zu vergleichen. Sie bewertet keine Anbieter, sondern zeigt dir, welche Fragen du stellen solltest und woran du merkst, ob eine Software in deinem Alltag trägt.

Womit fängt die Auswahl einer Handwerkersoftware an?

Mit deinem eigenen Ablauf, nicht mit Funktionslisten. Schreib auf, wie ein typischer Auftrag bei dir läuft, von der Anfrage bis zur bezahlten Rechnung, und markiere die Stellen, an denen heute etwas doppelt getippt wird oder verloren geht.

1. Anfrage kommt rein: Telefon, Mail, Formular, WhatsApp?
2. Besichtigung und Aufmaß: wer misst, worauf wird notiert?
3. Angebot: wer schreibt es, wie lange dauert es, wo liegen die Preise?
4. Auftrag und Planung: wer teilt die Leute ein, wie erfahren sie davon?
5. Ausführung: Fotos, Stunden, Material, Mängel, Bericht
6. Rechnung und Zahlung: wer schreibt sie, wie wird nachgehalten?
7. Wiederkehrendes: Wartungen, Prüffristen, Gewährleistung

Die Stellen, an denen es heute hakt, sind deine Prüfpunkte. Eine Software, die an genau diesen Stellen nicht besser ist als dein jetziger Weg, lohnt sich nicht, egal wie viele andere Funktionen sie hat. Konkrete Hebel für weniger Büroarbeit findest du in unserem Ratgeber Büroarbeit im Handwerk reduzieren.

Funktioniert die Software auf der Baustelle?

Das ist die wichtigste Frage, denn die Daten entstehen draußen und nicht im Büro. Wenn Aufmaß, Fotos und Stunden erst abends abgetippt werden, sparst du keine Zeit, du verschiebst sie nur.

• Gibt es eine App für Mitarbeiter, die auch ohne Schulung verständlich ist?
• Lassen sich Fotos direkt am richtigen Auftrag ablegen, nicht im privaten Handy?
• Kann man das Aufmaß vor Ort eingeben, und rechnet die Software Flächen selbst?
• Was passiert bei schlechtem Netz im Keller oder auf dem Dach?
• Sieht jeder nur, was er sehen soll, etwa keine Preise für Aushilfen?

Passt die Software zu deinem Gewerk?

Eine allgemeine Handwerkersoftware kann vieles, aber selten das, was dein Gewerk besonders macht. Prüfe gezielt die zwei, drei Aufgaben, die bei dir täglich anfallen.

Was das im Detail heißt, siehst du auf unseren Seiten für Maler, Dachdecker und Elektrobetriebe. Für Malerbetriebe lohnt außerdem ein Blick in unseren Ratgeber zum Aufmaß der Wandfläche.

Was muss eine Handwerkersoftware bei der E-Rechnung können?

Sie muss E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können und dir rechtzeitig erlauben, selbst E-Rechnungen an Geschäftskunden auszustellen. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Für das Ausstellen gibt es Übergangsfristen nach § 27 Abs. 38 UStG.

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format nach der europäischen Norm. In Deutschland sind das vor allem XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL. Ein normales PDF ist keine E-Rechnung.

• Welche Formate kann die Software ausstellen: XRechnung, ZUGFeRD, welches Profil?
• Kann sie eingehende E-Rechnungen lesbar anzeigen und archivieren?
• Ab wann ist das verfügbar, und ist es im Preis enthalten?
• Gibt es eine Schnittstelle oder einen Export zu deinem Steuerbüro?

Der ZDH hat im Juni 2026 gefordert, die Ausstellungspflicht für größere Betriebe auf 2028 zu verschieben. Das ist eine Forderung, kein geltendes Recht. Plane mit den Fristen oben und frag deinen Steuerberater, was für deinen Betrieb gilt. Dieser Artikel ist keine Steuer- oder Rechtsberatung.

Was bedeutet GoBD für deine Software?

Die GoBD sind die Vorgaben der Finanzverwaltung für digitale Buchführung und Aufbewahrung. Für dich heißt das: Rechnungen und Belege müssen vollständig, unveränderbar und auffindbar gespeichert sein, und das über die gesetzlichen Fristen.

Nach § 147 Abs. 3 AO gelten 10 Jahre für Bücher und Jahresabschlüsse, 8 Jahre für Buchungsbelege, also auch Rechnungen, und 6 Jahre für empfangene und versendete Geschäftsbriefe. Die GoBD wurden mit BMF-Schreiben vom 14. Juli 2025 an die E-Rechnung angepasst. Laut ZDH reicht bei E-Rechnungen die strukturierte XML-Datei für die Aufbewahrung aus.

• Werden geschriebene Rechnungen festgeschrieben, sodass sie nicht nachträglich geändert werden können?
• Wie lange werden Daten gespeichert, und was passiert damit, wenn du kündigst?
• Kannst du alle Daten jederzeit in einem gängigen Format exportieren?
• Gibt es eine Verfahrensdokumentation oder Unterlagen, die dein Steuerberater dafür nutzen kann?

Worauf musst du beim Datenschutz achten?

Wenn ein Softwareanbieter Kundendaten für dich speichert, ist er Auftragsverarbeiter. Dann brauchst du nach Art. 28 DSGVO einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung, und der Anbieter muss hinreichende Garantien für den Schutz der Daten bieten.

• Bekommst du einen Auftragsverarbeitungsvertrag, ohne lange danach fragen zu müssen?
• Wo stehen die Server? Ein Standort in Deutschland oder der EU macht vieles einfacher. Gewerkheld läuft zum Beispiel auf Servern in Frankfurt.
• Welche Unterauftragnehmer setzt der Anbieter ein, etwa für Hosting oder Mailversand?
• Wie sind Zugänge geschützt, und kannst du Rechte je Mitarbeiter vergeben?
• Was passiert mit Mitarbeiterdaten, etwa Zeiten und Standorten aus der App?

Wie gelingt der Umstieg mit Daten und Team?

Der Umstieg gelingt, wenn deine Stammdaten mitkommen und dein Team vom ersten Tag an einen Vorteil spürt. Kläre beides vor dem Kauf, nicht danach.

1. Datenübernahme klären: Kunden, Objekte, Leistungspositionen mit Preisen, offene Aufträge. Wer überträgt das, und was kostet es?
2. Klein anfangen: erst ein Team oder ein Auftragstyp, dann der Rest.
3. Alte Wege abschalten: Wenn Fotos weiter in WhatsApp landen dürfen, landen sie dort.
4. Eine verantwortliche Person: jemand im Betrieb, der Fragen sammelt und mit dem Anbieter spricht.
5. Nach vier Wochen prüfen: Was wird genutzt, wo hakt es, was muss angepasst werden?

Rechne damit, dass die ersten Wochen langsamer laufen als vorher. Das ist normal. Wichtig ist, dass am Ende jeder Auftrag nur noch an einer Stelle gepflegt wird und niemand mehr Zettel ins Büro trägt. Frag den Anbieter vorher, wer dir in dieser Phase hilft, wie schnell der Support antwortet und ob du eine feste Ansprechperson bekommst.

Welche Kostenmodelle gibt es bei Handwerkersoftware?

Die meisten Anbieter rechnen heute monatlich ab, entweder je Nutzer oder in Paketen. Daneben gibt es Kaufsoftware mit Wartungsvertrag. Entscheidend ist nicht der Preis pro Monat, sondern was dich die Software über drei Jahre kostet, inklusive Einrichtung und Zusatzmodule.

Frag immer nach Mindestlaufzeit, Kündigungsfrist und Datenexport bei Kündigung. Ein günstiger Einstieg hilft wenig, wenn du nach zwei Jahren nicht mehr wegkommst. Bei Gewerkheld bekommst du den Preis für deinen Betrieb in der Demo, schwarz auf weiß.